Privacybeleid
Wie zijn wij?
Verox AI ("Verox", "wij"), Fabriekstraat 36B, 3800 Sint-Truiden, btw BE 1040.115.657, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en voor onze eigen bedrijfsactiviteiten. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een klant, treden wij op als verwerker en maken we daarover aparte afspraken.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
- Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en adres.
- Facturatiegegevens: btw-nummer, factuur- en betaalgegevens.
- Communicatie: e-mails, berichten via het contactformulier en andere communicatie met ons team.
- Projectgegevens: inhoud, afbeeldingen, gegevens en technische informatie die nodig zijn voor websites, applicaties of automatisaties.
- Technische gegevens: IP-adres en browsergegevens in serverlogs van onze hostingprovider, en anonieme bezoekstatistieken als u daarvoor toestemming gaf.
- Openbare bronnen: bedrijfsgegevens uit bijvoorbeeld de KBO.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
| Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Uw aanvraag beantwoorden en een voorstel maken | Precontractuele maatregelen, art. 6.1.b AVG | Tot 2 jaar na het laatste contact |
| Diensten leveren en projecten uitvoeren | Uitvoering van de overeenkomst, art. 6.1.b AVG | Duur van de samenwerking + 5 jaar |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting, art. 6.1.c AVG | 10 jaar |
| Ondersteuning en opvolging | Overeenkomst of gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG | Tot 2 jaar na de laatste interactie |
| Website beveiligen en technisch leveren | Gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG | Volgens de logtermijnen van de hostingprovider |
| Bezoekstatistieken (Google Analytics) | Toestemming, art. 6.1.a AVG | Tot 14 maanden in Google Analytics |
| Bewijs van uw cookiekeuze | Wettelijke verplichting, art. 6.1.c AVG | Ongeveer 13 maanden |
| Uw project tonen als referentie | Toestemming, art. 6.1.a AVG | Tot u uw toestemming intrekt |
Contactformulier
Via het contactformulier ontvangen wij uw voornaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de diensten die u aanduidt en uw beschrijving. Wij gebruiken deze gegevens alleen om uw aanvraag te beantwoorden en op te volgen. Ze worden opgeslagen in Google Firebase, met een database in de Europese Unie (regio europe-west1), en zijn alleen toegankelijk voor het Verox-team.
Referenties en projecten
Op onze projectenpagina tonen wij alleen werk voor klanten die daarvoor vooraf toestemming gaven. Het gaat om de bedrijfsnaam, het logo, een beschrijving, schermafbeeldingen en eventueel een citaat met de naam van de persoon die het gaf. Schermafbeeldingen bevatten geen persoonsgegevens van uw klanten. U kunt uw toestemming altijd intrekken via info@verox.be. Wij verwijderen de referentie dan zo snel mogelijk.
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer u toestemming gaf of wanneer de wet ons daartoe verplicht. Wij werken met deze verwerkers:
- Google (Firebase en Google Cloud): hosting van deze website, de database voor aanvragen, de opslag van de afbeeldingen op de projectenpagina en ons interne klantenportaal. De database staat in de Europese Unie.
- Google Analytics: alleen als u analytische cookies toestaat.
- E-mail- en hostingproviders voor onze communicatie en voor websites die we voor klanten beheren.
- Betaalproviders, wanneer u online betaalt.
- AI-dienstverleners, alleen wanneer dat nodig is voor een project en vooraf met u afgesproken.
Bij een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte zorgen wij voor passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
AI en persoonsgegevens
Wij gebruiken klantgegevens niet om eigen AI-modellen te trainen, tenzij u daar uitdrukkelijk toestemming voor gaf of dit apart schriftelijk werd afgesproken. Waar mogelijk anonimiseren of beperken wij de gegevens die een AI-systeem verwerkt.
Wij nemen geen volledig geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor u, tenzij dit vooraf duidelijk is meegedeeld en er passende waarborgen zijn.
Beveiliging en bewaartermijnen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, zoals versleutelde verbindingen, toegangsbeheer per gebruiker, beveiligingsregels op de database en een logboek van wijzigingen in ons portaal.
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden, met de termijnen uit de tabel hierboven als richtlijn, tenzij een wettelijke verplichting langer bewaren vereist.
Uw rechten
U hebt het recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Als een verwerking op uw toestemming steunt, kunt u die altijd intrekken. Stuur uw verzoek naar info@verox.be. Wij antwoorden binnen één maand.
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.
Wijzigingen
Wanneer wij dit privacybeleid aanpassen, publiceren wij de nieuwe versie op deze pagina. Actieve klanten brengen wij bij belangrijke wijzigingen ook per e-mail op de hoogte.
Contact
Voor vragen over privacy: info@verox.be of sales@verox.be, of per post naar Verox AI, Fabriekstraat 36B, 3800 Sint-Truiden.